Головна цінність передачі бухобліку сторонньому підряднику у звільнені керівництва та співробітників компанії від паперової рутини, що вимагає час, який можна витратити на управління та розвиток. Але повний аутсорсинг бухгалтерії не тільки допомагає неопосередковано економити кошти, а й побудувати зрозумілу фінансову систему компанії, що не дає збоїв у звітні періоди.
Формат обслуговування залежить не від розміру компанії, а від реального обсягу щомісячних операцій і того, які саме процеси будуть передані підряднику. Наприклад, фахівці аудиторської фірми “Наша Бухгалтерія” радять спочатку окреслити коло завдань, які потрібно передати на аутсорс, а вже потім визначатися з партнером.
Що можна передати підряднику та три основні формати
Співпрацю зазвичай будують за однією з трьох моделей:
- Повний аутсорсинг. Підрядник веде весь цикл від обробки вхідних накладних до контролю розрахункових рахунків. Зручний варіант для малого та середнього бізнесу, якому недоцільно тримати свій відділ.
- Частковий аутсорсинг. Внутрішній співробітник збирає первинну документацію на місці, а складніший податковий та фінансовий облік веде залучена компанія.
- Аутсорсинг окремих функцій. На сторону віддають тільки конкретний напрямок, наприклад, розрахунок зарплати чи кадрове діловодство.
Гнучкий бухгалтерський супровід дозволяє легко змінювати цей формат у міру того, як росте або трансформується бізнес.
Найчастіше підрядникам доручають такі завдання:
- обробку первинних документів, виписку рахунків та звірку з контрагентами;
- ведення обліку в спеціалізованих програмах;
- нарахування зарплати, відпускних, лікарняних і ведення кадрів;
- підготовку та вчасну подачу звітності до державних органів;
- відновлення занедбаного або некоректного обліку за минулі періоди.
Порівняння моделей та критерії вибору підрядника
Не доцільно порівнювати зарплату штатного бухгалтера з чеком аутсорсингової фірми. Власний працівник – це завжди супутні витрати, пов’язані з податками з фонду оплати праці, обладнаним робочим місцем, ліцензіями на ПЗ, навчанням та постійний ризик залишитися без бухгалтера під час звітного періоду через відпустку чи хворобу.
З іншого боку, повний аутсорсинг не завжди зручний, якщо у вас великий щоденний документообіг або документи треба підписувати на місці щогодини. У таких випадках найкраще працює комбінована схема.
На що звернути увагу під час оцінки компанії:
- Прозорість тарифу. З’ясуйте, що саме входить у базову ціну, а за що доведеться доплачувати окремо.
- Матеріальна відповідальність. Перевірте, як у договорі прописане відшкодування збитків, якщо з вини підрядника компанія отримає штраф.
- Захист даних. Дізнайтеся, де зберігається база даних, як робляться резервні копії та хто має доступ до інформації.
- Організація зв’язку. Уточніть, хто саме буде вашим контактним бухгалтером і як організована заміна на час його відсутності.
Перехід на аутсорсинг та контроль результатів
Зміна форми ведення обліку має проходити поступово. Спочатку підрядник робить швидкий аут-перевірку поточного стану справ і закриває старі хвости. Після цього ви передаєте ключі ЕЦП, доступи до баз і первинку, а також фіксуєте графік обміну документами.
Делегування не означає, що керівник повністю випадає з процесу. Але замість того, щоб контролювати кожен вхідний документ, достатньо щомісяця перевіряти вчасність сплати податків, відсутність боргу в електронному кабінеті та наявність квитанцій про прийняття звітів.
